DIADEMAS PARA CALL CENTER PROFESIONALES Y DE USO RUDO

Cómodas, resistentes y con gran calidad en audio y voz. Estas son las principales características que cualquier modelo de diademas para call center deben de ofrecer.

Sin embargo, hay mucho que decir acerca de este tipo de herramientas, que son una parte esencial para trabajar en este tipo de empresas. La tecnología con la que se fabrican, las diferentes aplicaciones que ofrecen y para las que pueden ser utilizadas, los materiales con las que son fabricadas y la seguridad que se debe implementar para que no se dañen estos equipos ni los usuarios.

CARACTERÍSTICAS DE UNA DIADEMA PARA CALL CENTER

Además de aprender un poco acerca de estos dispositivos, también encontrarás consejos útiles para comprar el modelo que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa y tips para manejarlos adecuadamente.

Por lo general, las diademas para call center pueden ser monoaurales o binaurales. Esto significa que pueden tener dos almohadillas para escuchar o sólo una.

Las diademas monoaurales tienen una almohadilla que se coloca arriba de la oreja, la cual sirve de soporte para toda la estructura del equipo. Por lo general son cómodas, pero a la vez resistentes para que no molesten al usuario, pero que a la vez sostengan de forma correcta el aparato para que no baile en la cabeza o se caiga.

MÁS CARACTERÍSTICAS

Los micrófonos también son parte esencial de una diadema telefónica, ya que mediante ellos se trasmite la voz. Habrá que asegurarse de contar con la mejor calidad de micrófonos para que la voz del operario suene clara durante una llamada telefónica.

También será importante que los micrófonos de las diademas telefónicas que adquieras cuenten con un sistema de cancelación de ruido exterior para que cualquier llamada tenga la calidad adecuada y que el ruido que se produce dentro del espacio de trabajo no interfiera con ninguna conversación.

La tecnología es un punto importante a pensar cuando se adquieren equipos especializados para hacer llamadas en centros de contacto. En el caso de las diademas para teléfono, se podrá contar con la tecnología inalámbrica, la cual ayuda al usuario a tener libertad de movimiento, si es que eso es lo que se requiere. También hay dispositivos que pueden conectarse a diferentes fuentes de alimentación, como pueden ser conmutadores, computadoras o dispositivos móviles.

DISEÑOS

El diseño de una diadema para call center es muy importante. La ergonomía, el material de fabricación, el peso y los colores son algunos de los elementos que se revisan en el diseño de este tipo de dispositivos.

Por lo general, los diseños de auriculares monoaurales (aquellos en donde una de las almohadillas se posiciona sobre la oreja), son ideales para el servicio de atención al cliente y entornos de oficina de gran actividad, en donde se necesita un auricular que es muy fácil de poner y quitar.

Además, al tener una sola almohadilla para escuchar al interlocutor, permite que la oreja libre escuche lo que sucede alrededor al mismo tiempo. Sin embargo, hay operadores o lugares de trabajo en donde el ruido alrededor distrae o es demasiado alto. Para este tipo de casos es recomendable utilizar una diadema telefónica binaural.

La ergonomía de las diademas para call center es vital para el uso correcto de este tipo de dispositivos, ya que se necesita contar con la mayor comodidad para pasar muchas horas utilizando estos equipos.

Las marcas de diademas telefónicas que existen en el mercado ponen mucho énfasis en la ergonomía cuando realizan los diseños de estos equipos. Es importante que el fabricante realice pruebas de comodidad para los usuarios, sobretodo si este tipo de dispositivos se van a utilizar de forma profesional.

Los materiales de fabricación de las diademas están directamente relacionados con su vida útil, seguridad y resistencia. Entre mejores materiales se utilicen para fabricar estos dispositivos, mejores resultados se obtendrán como herramientas para trabajar. Los materiales más comunes y que mejores resultados obtienen en pruebas de resistencia son el aluminio, el acero inoxidable, el plástico de alto gramaje y el cuero.

Los materiales, a la vez que resistentes, deben de ser ligeros, ya que estos equipos deben de ofrecer el menor peso posible para poder ser utilizados por largas horas sin que empiecen a molestar a los usuarios. Entre más ligera sea una diadema, mayor comodidad tendrá el usuario. Al mismo tiempo, no se deberá sacrificar el peso por una diadema de baja calidad en la voz y en el sonido.

Los colores en el diseño de diademas telefónicas son una cuestión meramente estética. Sin embargo tal vez puedas encontrar modelos cuyos colores refuercen la imagen institucional de tu empresa o den coherencia al decorado dentro de tus oficinas.

Otras características en el diseño de auriculares involucran las guías de posicionamiento visual y unas orejeras suaves. Todo esto da como resultado que los auriculares sirvan para ofrecer un alto rendimiento para cada estilo de trabajo.

La anulación de ruido deberá de ser superior para poder tener llamadas claras y una mayor fiabilidad. Esto se logra con equipos que ofrecen sistemas de cancelación de ruido exterior de alto rendimiento.

Los auriculares deberán venir con instrucciones o manuales para hacer estos productos sencillos de utilizar. Aunque la tecnología actual es muy intuitiva y se necesitan pocos conocimientos para utilizar o programar estos artículos, siempre es importante poder contar con un manual de usuario que nos permita aclarar dudas acerca del funcionamiento de estas tecnologías. Algunos fabricantes incluso ofrecen instrucciones de uso en sus páginas web o teléfonos a dónde llamar para resolver cualquier inconveniente.

EL AUDIO EN LAS DIADEMAS TELEFÓNICAS

Un audio de alta calidad es vital para una diadema de call center. Escuchar claramente lo que el interlocutor tiene que decir es de suma importancia para resolver sus dudas, cerrar ventas o hacer cobranzas. El volumen deberá poder ajustarse con facilidad con botones ubicados estratégicamente en los auriculares de la diadema telefónica.

El auricular por lo general tendrá una construcción de cuero o parecida a este material con la conexión para la carga del a batería, botones para subir y bajar el volumen y otro botón para apagar/encender el dispositivo o contestar/colgar las llamadas. De esta forma sólo habrá que familiarizarse con lo que hace cada botón de la diadema para disfrutar de un audio adecuado para trabajar de forma profesional dentro de un centro de monitoreo.

La estructura o esqueleto de la diadema es también importante. Se deben encontrar modelos que permitan que la diadema se pueda hacer más o menos grande, según la dimensión de la cabeza del usuario. Entre más cómoda se sienta una diadema telefónica, mejor aprovechamiento le daremos.

EL MICRÓFONO

Los micrófonos flexibles con importantes para poderse ajustar a la cara del operario. Estos micrófonos deben ir a dos dedos de distancia de la comisura de los labios para que la voz pueda escucharse correctamente.

La cancelación de ruido ayudará a que sólo se escuche la voz del operario en vez de todo lo que sucede a su alrededor. Esto es especialmente importante cuando los lugares de trabajo se encuentran muy cercanos ente si o si se comparte la oficina con personas que generan mucho ruido.

Una diadema con un micrófono con punta que se pueda girar para ponerlo en la posición que nosotros queramos es lo ideal para un centro de monitoreo o telemarketing. Con sólo un giro se podrá posicionar para utilizarse en el oído izquierdo o el derecho. Esta funcionalidad es importante porque hay que dejar descansar por unos momentos el oído con el que se escuchan las llamadas telefónicas.

DIADEMAS INALÁMBRICAS

Las diademas para call center inalámbricas ofrecen una característica adicional en comparación de aquellos modelos que necesitan un cable de conexión; los operarios podrán tener la libertad de movimiento que necesitan para levantarse de vez en cuando a estirar el cuerpo sin necesidad de perder una llamada o colgar para hacerlo. También pueden cambiarse de lugar, ir por un café o incluso tomar su hora de comida con la ventaja de poder contestar una llamada entrante en cualquier momento.

Las baterías de las diademas telefónicas inalámbricas ofrecen la capacidad de ser utilizadas ininterrumpidamente y sin necesidad de carga por un tiempo que oscila entre 8 a 13 horas. La recarga de estos instrumentos es generalmente rápida, de aproximadamente 3 horas. Esto da la ventaja de que se puede utilizar una diadema telefónica inalámbrica por más tiempo que una jornada de trabajo normal. El tipo de carga de los equipos inalámbricos es por lo general de entradas tipo USB o micro USB, que es el que la mayoría de este tipo de productos en el mercado ofrecen.

Comodidad

La comodidad también es una característica importante de los dispositivos inalámbricos. La posición corporal se mejora con la utilización de este tipo de dispositivos y se podrán realizar otro tipo de actividades, como por ejemplo ir a una junta de trabajo o escribir en la computadora informes sin necesidad de perder una llamada entrante, ya que la diadema contará con un botón de contestar/colgar para poderlo hacer de forma remota.

TECNOLOGÍA A DISTANCIA – BLUETOOTH

Por lo general, el tipo de tecnología que se utiliza para fabricar diademas telefónicas inalámbricas es el Bluetooth. Ya que casi todos los dispositivos electrónicos de la actualidad cuentan con este sistema, es muy fácil configurar y hacer que se comuniquen entre ellos.

La tecnología de Bluetooth actual, además de facilitar la comunicación entre dispositivos, minimiza el gasto energético de la propia diadema telefónica, así como el dispositivo al cual lo conectemos.

¿CÓMO SE USAN LAS DIADEMAS PARA CALL CENTER?

Dependiendo el modelo es como se utilizará una dadema elefónica, pero por lo general se siguen los siguientes pasos:

1. Se enciende el dispositivo dejando pulsado el botón unos segundos. Si no se ha enlazado a ningún dispositivo electrónico, como por ejemplo una computadora, inmediatamente se pone en modo de emparejamiento

2. En la computadora se va al apartado de preferencias del sistema - apartado de bluetooth - y esperamos que encuentre nuestros auriculares. Cuando lo haga e damos a enlazar.

3. En el apartado de sonido de la computadora podemos poner el volumen de salida que consideremos correcto. De esta forma escogeremos si queremos que una llamada se escuche tanto en la computadora como en los audífonos o sólo en estos últimos.

4. Lo mismo sucede para el volumen de entrada; se puede utilizar el micrófono integrado de la computadora, el micrófono del auricular o los dos. Para los dispositivos que cuentan con cancelación de ruido, es recomendable que el volumen de entrada sólo sea por medio de los auriculares.

5. Una vez hecho el enlace, colocarlo es muy sencillo. Sólo hay que asegurarse que el micrófono quede mas o menos a la altura de la boca.

6. Para el caso de diademas telefónicas enlazadas a conmutadores o líneas telefónicas fijas, se deberán conectar por medio de un cable o si se tiene una versión inalámbrica, seguir los mismos pasos que como si se enlazaran a una computadora.

SUGERENCIAS DE USO

Como casi todos los modelos de diademas para call center funcionan de la misma manera, aquí hay una lista de consejos para un uso óptimo de estos equipos.

1. Ajustar la diadema para adaptarla cómodamente a la cabeza.

2. Amoldar el brazo del micrófono para captar mejor la voz.

3. Cuando se usa una diadema de un solo oído, habrá que colocar la almohadilla arriba de la oreja de forma que no moleste.

4. Alinear el brazo del micrófono en la comisura de la boca

5. Posicionar la punta del brazo del micrófono dos dedos afuera de la comisura de la boca para que la voz saliente sea de óptima calidad.

6. Ajustar el tubo de voz para que la diadema capte mejor la voz ( no todos tenemos las mismas dimensiones faciales).

7. Alinear el tubo de voz en la comisura de la boca

8. Si el dispositivo cuenta con una pinza para la ropa, ponerla y asegurarla para que el cable no baile ni se enrede.

VENTAJAS DE TRABAJAR CON UNA DIADEMA TELEFÓNICA

Estudios realizados por empresas especializadas dicen que la salud, la productividad y la creatividad se mejoran cuando se aseguran el uso correcto de las herramientas de trabajo, la postura adecuada y los medios suficientes para realizar tareas.

En el caso la productividad, contar con una diadema telefónica que reduzca el tiempo de contestar/colar asegura un aumento del número de llamadas contestadas por operador, lo que se traduce en más clientes atendidos y por ende mayores ganancias para la empresa.

La salud es un tema que cobra cada vez más importancia. Un operario enfermo o con problemas de salud hará sus tareas más lentamente o, peor aún, no las hará. Aquí entran dos temas importantes: la postura correcta a la hora de trabajar y el cuidado de la salud auditiva. Por este tipo de temas es importante contar con herramientas que permitan a los operarios tener las posturas correctas para realizar llamadas, al igual que un volumen adecuado en los auriculares para no dañar el oído externo e interno.

Por todo esto es que es importante saber qué audífonos utilizar en un centro de contacto y para hacer más productivo el trabajo.

LIMPIEZA DE LAS DIADEMAS

Al haber muchas diademas para call center en un solo lugar, es importante implementar un buen programa de limpieza e higiene en este tipo de dispositivos.

Cada vez se hace más importante que cada operario cuente con su propia diadema, ya que con todas las medidas higiénicas adoptadas por la empresas a partir de la pandemia mundial del COVID19, se sabe que la saliva es un medio de contagio importante.

Por otro lado una rutina de limpieza general es muy efectiva. Un poco de alcohol en la parte de afuera del audífono y dejarlo secar es una medida muy efectiva para eliminar bacterias, microbios y virus.

Si se cuenta con limpiadores especializados en dispositivos electrónicos, utilizarlos de manera periódica en las diademas telefónicas ayudará a reducir importantes daños a la salud. Habrá que implementar un programa de limpieza periódica, ya sea al personal de limpieza dentro de la empresa para que se ocupe específicamente de estos dispositivos, o de los mismos operarios, los cuales pueden hacer esta tarea ellos mismos. Bajo cualquier protocolo, la limpieza de las diademas para call center es relativamente sencilla.

RESISTENCIA

Como las diademas telefónicas por lo general son de uso rudo y constante, realizar pruebas de resistencia de determinados modelos es muy importante. Un proveedor serio de audífonos de este tipo será capaz mandar unidades de prueba o hacer una demostración de sus productos in situ para que no sólo veas su tipo de tecnología, sino también comprobar la resistencia de los materiales.

Las pruebas de resistencia se realizan doblando la estructura principal de la diadema por los dos lados y cerciorarse que éste regrese a su estado original en pocos segundos. Lo mismo se hace con los micrófonos; estos deben subir y bajar sin problema y no atorarse cuando se quiere cambiar de oído.

TIPS PARA TRABAJAR MEJOR DENTRO DE UN CALL CENTER

Trabajar en un call center es uno de los oficios más estresantes que hay, ya que hay que atender a cientos de clientes, llamada tras llamada y resolver todo tipo de problemáticas, todo esto sin perder la paciencia.

Aprovechar muy bien las etapas de entrenamiento ayudará muchísimo para saber qué hacer en cada caso, aprender a utilizar las plataformas de trabajo y los materiales que nos ayudan a hacer una mejor gestión, como es el caso de las diademas telefónicas.

Estos son los principales puntos para tener los mejores resultados:

1. Enfocarse y concentrarse en lo que se está haciendo. Hay call centers que permiten el uso de celulares y la utilización del internet, aunque no es la norma en general. Sin embargo, tratar de concentrarse y hacer caso omiso de distracciones es el mejor consejo.

2. Conocer bien las herramientas de trabajo para tener un mejor desempeño. Saber utilizar bien los programas de trabajo y herramientas como las diademas telefónicas ayudará a bajar los niveles de ansiedad, sobretodo a los operadores principiantes.

3. Preguntar todo y familiarizarse con las herramientas de trabajo. Preguntar a los superiores acerca de cualquier duda, por mínima que parezca será muy importante para aprender a hacer un buen trabajo dentro de un call center. Si no se sabe utilizar bien una herramienta o un procedimiento y no hay un supervisor que aclare las dudas, siempre se podrá investigar por cuenta propia hasta saber qué hacer o cómo utilizar las herramientas de trabajo que se proporcionan.

TIPS PARA CONTAR CON LAS MEJORES HERRAMIENTAS EN UN CALL CENTER

1.     Comprar los mejores equipos posibles en caso de tener un call center propio.

2.     Adquirir herramientas por medio de la nube para gestionar el call center si éste es uno virtual.

3.     Contar con computadoras con buenos procesadores y rápidas para que se minimice la oportunidad de que se corten las llamadas.

4.     Instalar una línea dedicada: línea segura y rápida para la transición de voz y datos.

5.     Tener un alquiler de internet de 20 mb

6. Plataforma de llamadas para poder hacer llamadas por internet. Ésta simula lo que es una central telefónica.

Una vez teniendo claro de qué consta una diadema para call center es que podremos tomar las mejores decisiones a la hora de realizar una inversión en este tipo de herramientas. Ese es el propósito de este artículo; que cuentes con la información necesaria para que, sin ser técnico, conozcas de forma general todo lo que se necesita saber de este tipo de dispositivos.

Recuerda que siempre es necesario contrastar la información que recibimos, así que te invitamos a seguir investigando acerca de todas las herramientas que necesitas implementar para contar con un cetro de monitoreo de primer nivel y que asegures el éxito en todos los proyectos que te propongas realizar.

Por último, aquí un resumen de la información anterior:

¿Qué es una diadema para call center?

Un dispositivo de uno o dos auriculares para la recepción del sonido y un micrófono para la trasmisión del sonido.

Beneficios

+ Permite el uso de ambas manos

+ Es más saludable

+ Aumenta el rendimiento laboral

Consejos para una mayor comodidad

- Realizar pausas activas

- Ajustar el volumen a un nivel adecuado

- Mantener los audífonos fuera del calor y la humedad

- Cambiar de lado al diadema cada 20 minutos

- Si se sienten molestias, informar a un superior

- Manejar la diadema con cuidado y no golpearla

- Procurar no subir el tono de la voz durante la jornada laboral

- Evitar exposición a un ruido constante

- No introducir objetos extraños en los auriculares

- Limpiar los oídos cuidadosamente